La asistente administrativa y asistentes ejecutivas son personal de soporte en las empresas y brindan asistencia administrativa a sus ejecutivos y ejecutivas. El puesto en sí es un puesto de escritorio: su presencia es importante para contestar los teléfonos y atender la asistente administrativa. Los horarios de la asistente administrativa dependen mucho del estilo de la empresa y de los jefes. En general, trabajan de 9 a 10 horas por día de lunes a viernes.
Descripción de funciones
Archivo físico y electrónico de la documentación
Asuntos personales del jefe (bancos, tarjeta de crédito, etc.)
Atención de teléfonos, de visitantes y clientes
Catering: se encarga de pedir el café y los almuerzos cuando son requeridos
Compra de útiles y muebles de oficina
Contacto con proveedores externos
Control y rendición de gastos
Correspondencia – distribución, redacción, seguimiento
Emails – redacta, responde y distribuye
Filtra llamados y los deriva a dónde corresponda
Indice telefónico y de emails
Investiga en el internet diferentes temas, a pedido de su jefe
Manejo de agenda electrónica y en papel
Organización de reuniones
Organización de eventos internos (desayunos , almuerzos de trabajo, etc.)
Organización de eventos externos (fiesta de fin de año, convenciones, etc.)
Organización de viajes, reserva de hoteles, etc.
Pagos a proveedores y manejo de caja chica
Prepara las salas para las reuniones
Presentaciones en powerpoint
Presupuesto del área
Redacción de correspondencia empresarial
Seguimiento y derivación de llamadas y asuntos del jefe
Supervisión de cadetes, recepcionistas y chofer
Toma notas y transcribe las actas de reunión para los asistentes
Manejo de la caja chica
Manejo de bases de datos
EL ESCRITORIO DE LA ASISTENTE ADMINISTRATIVA 