Me gusta este blog de Asistente Administrativo ( ingadrianespinosa ) por que habla de la evolucion que ha tenido las Secretarias de hoy en dia que ahora es conocida como Asistente Administrativa. Este blog reconoce la importancia de una secretaria de hoy en dia que realizar muchas mas funciones que solamente contestar el telefono y archivar.
Funciones asistencial secretarial.
Es importante que vean este video por que explica detalle a detalle cada una de las funciones y deberes de un Asistente Administrativa. El video es un muy dinámico y multi facetico.
Asistente Administrativa y Asistente Ejecutiva
La asistente administrativa y asistentes ejecutivas son personal de soporte en las empresas y brindan asistencia administrativa a sus ejecutivos y ejecutivas. El puesto en sí es un puesto de escritorio: su presencia es importante para contestar los teléfonos y atender la asistente administrativa. Los horarios de la asistente administrativa dependen mucho del estilo de la empresa y de los jefes. En general, trabajan de 9 a 10 horas por día de lunes a viernes.
Descripción de funciones
Archivo físico y electrónico de la documentación
Asuntos personales del jefe (bancos, tarjeta de crédito, etc.)
Atención de teléfonos, de visitantes y clientes
Catering: se encarga de pedir el café y los almuerzos cuando son requeridos
Compra de útiles y muebles de oficina
Contacto con proveedores externos
Control y rendición de gastos
Correspondencia – distribución, redacción, seguimiento
Emails – redacta, responde y distribuye
Filtra llamados y los deriva a dónde corresponda
Indice telefónico y de emails
Investiga en el internet diferentes temas, a pedido de su jefe
Manejo de agenda electrónica y en papel
Organización de reuniones
Organización de eventos internos (desayunos , almuerzos de trabajo, etc.)
Organización de eventos externos (fiesta de fin de año, convenciones, etc.)
Organización de viajes, reserva de hoteles, etc.
Pagos a proveedores y manejo de caja chica
Prepara las salas para las reuniones
Presentaciones en powerpoint
Presupuesto del área
Redacción de correspondencia empresarial
Seguimiento y derivación de llamadas y asuntos del jefe
Supervisión de cadetes, recepcionistas y chofer
Toma notas y transcribe las actas de reunión para los asistentes
Manejo de la caja chica
Manejo de bases de datos
Etiqueta correcta al contestar el telefono
Estas son algunas de las técnicas de etiqueta de teléfono apropiadas que debe dominar si quiere mejorar la imagen de su empleador:
1. Contestar el teléfono tan pronto como sea posible. Respondiendo al segundo timbrazo es mejor, y siempre trata de responder antes que suene una tercera vez.
2. Antes de contestar el teléfono, finaliza conversaciones con los compañeros de trabajo de manera rápida y deja de hacer otras actividades que causan ruido de fondo, como escribir o revolver papeles mientras estés en la llamada.
3. Háblele gratamente a los que llaman, incluso si usted siente que está frustrado.
4. Utilice el botón de espera con moderación. A nadie le gusta estar en suspenso.
5. Si usted tiene que hablar con otra persona durante una llamada, entonces, utilizar siempre el botón de espera. Nunca permita que las personas que llaman escuchen otras conversaciones.
6. Cuando tenga que poner una llamada en espera y la espera dura más de un minuto, compruebe de nuevo con la persona que llama. Darle a la persona la opción de dejar un mensaje o devolverle la llamada más tarde, cuando usted pueda ofrecerle toda su atención.
7. Al transferir una llamada, dígale a la persona que llama a quien le está transfiriendo y proporcione un número directo en caso de que la llamada se corte accidentalmente.
8. Manténgase siempre en la línea cuando transfiera una llamada para que así pueda anunciar la misma.
9. Recuerde que a menudo usted es la única persona con la que los llamantes van hablar en su empresa. Su profesionalidad y cortesía son de suma importancia.
¿Que separa a las asistente administrativa promedio de las asistente administrativa excepcionales?
1. Asegúrese de que sus habilidades de escritura de negocios sean buenas.
Como asistente administrativa tu trabajo requiere comunicación constante con los jefes, clientes, compañeros de trabajo y otras compañías, cada correo electrónico y carta que envíes es una representación de la organización, así que trata de asegurarte que envías el mensaje correcto.
2. Puntualidad.
Llegar tarde al trabajo o reuniones en este tipo de trabajo es inaceptable y se refleja muy mal en toda la compañía, así que no dejes que esto suceda. Nada va a enojar más a tu jefe que no aparecerte cuando se supone.
3. Sincronizar bitácoras.
Asegúrese que su agenda coincida con el diario de su jefe y asegúrese de mantener los dos al día. El uso de un programa como Microsoft Outlook puede ser útil para esta función.
4. Siempre esté preparado para preguntas.
Al asistir a reuniones, etc. siempre se debe anticipar qué preguntas podrían surgir y tener las respuestas a la mano. Nada dice ” secretaria eficiente” como alguien que tiene todas las respuestas preparadas y está esperando su oportunidad para contestarlas.
5. Elogie a las personas.
Una cosa que puedes hacer es siempre despedir a la gente con una sonrisa. Usted debe tratar siempre que la gente que visita su empresa u oficinas se sientan bien acerca de sí mismos. Esto se puede lograr fácilmente con un simple cumplido.
Un coordial saludo les presento el blog de la Asistente Administrativa
En este blog le voy a estar informando sobre todas las funciones y deberes de la Asistente Administrativa dentro de una Oficina Profesional.
EL ESCRITORIO DE LA ASISTENTE ADMINISTRATIVA 