Estas son algunas de las técnicas de etiqueta de teléfono apropiadas que debe dominar si quiere mejorar la imagen de su empleador:
1. Contestar el teléfono tan pronto como sea posible. Respondiendo al segundo timbrazo es mejor, y siempre trata de responder antes que suene una tercera vez.
2. Antes de contestar el teléfono, finaliza conversaciones con los compañeros de trabajo de manera rápida y deja de hacer otras actividades que causan ruido de fondo, como escribir o revolver papeles mientras estés en la llamada.
3. Háblele gratamente a los que llaman, incluso si usted siente que está frustrado.
4. Utilice el botón de espera con moderación. A nadie le gusta estar en suspenso.
5. Si usted tiene que hablar con otra persona durante una llamada, entonces, utilizar siempre el botón de espera. Nunca permita que las personas que llaman escuchen otras conversaciones.
6. Cuando tenga que poner una llamada en espera y la espera dura más de un minuto, compruebe de nuevo con la persona que llama. Darle a la persona la opción de dejar un mensaje o devolverle la llamada más tarde, cuando usted pueda ofrecerle toda su atención.
7. Al transferir una llamada, dígale a la persona que llama a quien le está transfiriendo y proporcione un número directo en caso de que la llamada se corte accidentalmente.
8. Manténgase siempre en la línea cuando transfiera una llamada para que así pueda anunciar la misma.
9. Recuerde que a menudo usted es la única persona con la que los llamantes van hablar en su empresa. Su profesionalidad y cortesía son de suma importancia.
EL ESCRITORIO DE LA ASISTENTE ADMINISTRATIVA 